REGIME FISCALE DEI RIMBORSI SPESE AI DIPENDENTI E AI COLLABORATORI

I Le spese di trasferta
I.I La nozione di trasferta

Nell'ambito della disciplina relativa ai rimborsi spese in azienda, assume un connotato particolare il regime giuridico della trasferta. L'identificazione della nozione di trasferta è strettamente correlata al luogo dove il lavoratore è chiamato ad espletare la propria prestazione lavorativa.

Tale luogo è determinato contrattualmente o, in mancanza, è stabilito secondo la natura dell'attività lavorativa da svolgere. Secondo quanto previsto nell'art. 2103 del codice civile, il lavoratore non può essere trasferito da un'unità produttiva ad un'altra se non per comprovate ragioni tecniche, organizzative e produttive. In relazione a tale previsione normativa si ha pertanto "trasferimento" quando il datore di lavoro destina in modo definitivo il lavoratore ad un'altra unità produttiva, intendendosi come tale l'articolazione autonoma dotata di autonomia finanziaria e tecnico-funzionale. Si ha invece "trasferta" quando il datore di lavoro destina il lavoratore in un altro luogo di lavoro solo in via transitoria e temporanea. Essa rappresenta, quindi, un comando temporaneo a svolgere una determinata attività in una diversa sede di lavoro. 
I.II Le forme di rimborso

Dopo aver illustrato cosa si intende giuridicamente per trasferta, esaminiamo le varie forme di rimborso con le quali il datore di lavoro compensa il lavoratore del disagio subito in sede di trasferta. Tali forme sono sostanzialmente tre: l’indennità di trasferta forfetaria o in cifra fissa è quella corrisposta al lavoratore per il disagio arrecato per comandi a provvisorie ed improvvise attività in luogo diverso da quello della normale sede di lavoro. In quanto indennità corrisposta in misura fissa, il lavoratore non deve preoccuparsi di rendicontare le spese sostenute al datore di lavoro; il rimborso cd “a piè di lista” comporta invece per il lavoratore la predisposizione di una richiesta analitica e documentata di rimborso delle spese sostenute in occasione di una determinata trasferta. Il rimborso documentato viene considerato di natura restitutoria e riguarda in misura prevalente le spese di vitto, alloggio e viaggio; il rimborso cd. “misto” si ha infine quando viene rimborsata un’indennità giornaliera forfetaria per le spese di vitto (senza rendiconto) e le spese di alloggio e viaggio vengono rimborsate dietro rendiconto a piè di lista. 

II. Aspetti fiscali dei rimborsi per le spese di trasferta per il lavoratore

Il rimborso delle spese sostenute in trasferta dal lavoratore o dal collaboratore richiede il rispetto della normativa fiscale appositamente prevista, in considerazione degli effetti che tali somme comportano nel reddito di impresa o in quello del percipiente. Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi, Dpr. 22 dicembre 1986 n. 917, prende in esame la questione del rimborso delle spese e delle indennità ai lavoratori dipendenti in trasferta, prevedendo nel comma 5 dell'art. 51 che: "Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori dal territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente euro 46,48 al giorno, elevate a euro 77,47 per le trasferte all'estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all'alloggio, al viaggio e al trasporti, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all'importo massimo giornaliero di euro 15,49 elevate a euro 25,82 per le trasferte all'estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito". Il successivo art. 52 si occupa invece dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente e prevede in tema di indennità e rimborsi spese un rinvio alle disposizioni contenute nell'art. 51. Le regole appena descritte interessano la generalità dei lavoratori dipendenti e la generalità dei lavoratori i cui redditi sono assimilati a quelli di lavoro dipendente. L'elencazione dei soggetti è contenuta nell'art. 50 del Dpr. n. 917/1986 che, fra i soggetti destinatari, prevede: 

• Lavoratori dipendenti,

• Lavoratori soci delle cooperative di produzione e lavoro, delle cooperative di servizi, delle cooperative agricole e di prima trasformazione dei prodotti agricoli e delle cooperative della piccola pesca,

• I fruitori di somme da chiunque corrisposte a titolo di borsa di studio o assegno, premio o sussidio per fini di studio,

• Gli amministratori, i sindaci o revisori di società, associazioni e altri enti con o senza personalità giuridica,

• I collaboratori a giornali, riviste, enciclopedie e simili,

• I membri di collegi e commissioni.

Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese (per il lavoratore e per l'impresa) è necessario distinguere le trasferte a seconda che avvengano entro o al di fuori del Comune sede di lavoro. Per quanto concerne il concetto di "territorio comunale", il Ministero delle Finanze con successive circolari ha più volte chiarito che per ambito comunale deve intendersi tutto il territorio del comune ove il lavoratore abitualmente svolge la propria attività, comprensivo di eventuali entità sub-comunali (come la frazioni) e a nulla rilevando la distanza tra la sede del lavoro e il luogo di trasferta. Con specifico riferimento alle diverse categorie di lavoratori previste nell'art. 50 del Tuir, si deve ritenere che l'abituale sede di lavoro per i lavoratori dipendenti sia quella dichiarata dal datore di lavoro nella lettera di assunzione inviata al lavoratore e alla competente Direzione provinciale del lavoro. Per i collaboratori a giornali, riviste ed enciclopedie, per i membri di collegi e commissioni e per gli altri titolari di rapporti di collaborazione la sede di lavoro sarà fissata nella lettera di incarico. Per quanto riguarda infine gli amministratori e i sindaci di società, associazioni ed enti la sede di lavoro sarà fissata nella delibera di nomina. Possiamo ora esaminare il trattamento fiscale delle trasferte. Le trasferte entro il territorio comunale ove ha sede l'abituale attività lavorativa del dipendente o del collaboratore, sono sempre imponibili IRPEF. Sono esclusi da tassazione solo i rimborsi di spese di trasporto sostenute e documentate (biglietti autobus, tram, ricevute di taxi..) Le trasferte al di fuori del territorio comunale ove ha sede l'abituale attività lavorativa del dipendente o del collaboratore, al netto delle spese di viaggio, sono escluse da IRPEF. Il regime fiscale di quanto corrisposto dall'impresa al lavoratore in trasferta dipende, tuttavia, dalle modalità di corresponsione utilizzate. Come accennato in precedenza, sono previsti 3 differenti sistemi tra i quali il datore di lavoro può effettuare la propria scelta, con l'accortezza di utilizzare il medesimo sistema per le singole giornate comprese nella stessa trasferta. In caso di indennità forfetaria, le indennità sono escluse dall'imponibile IRPEF fino all'importo di euro 46,48 al giorno, elevate a euro 77,47 per le trasferte all'estero, indipendentemente dalla durata della trasferta stessa. Rimangono assoggettati a tassazione tutti i rimborsi di spesa, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all'indennità di trasferta, ad eccezione delle spese di viaggio. In caso di rimborso misto, nel caso cioè venga corrisposta, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, anche un'indennità di trasferta, le franchigie di 46,48 e 77,47 sono ridotte a: 

• Euro 30,99 al giorno per le trasferte in Italia e 51,65 per quelle all'estero se viene rimborsato anche il vitto o l'alloggio, e nel caso in cui il vitto o l'alloggio vengano forniti gratuitamente,

• Euro 15,49 al giorno per le trasferte in Italia e euro 25,82 al giorno per quelle all'estero se vengono rimborsati interamente sia il vitto che l'alloggio (ovvero nel caso in cui entrambi siano forniti gratuitamente).

I rimborsi analitici delle spese di viaggio e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando vengono effettuati sulla base di idonea documentazione; ogni altro eventuale rimborso di spese (ulteriori rispetto vitto, alloggio, viaggio e trasporto) è interamente assoggettato a tassazione. In caso, infine, di rimborso analitico delle spese di trasferta, le spese di vitto e alloggio, di viaggio e di trasporto non concorrono a formare il reddito del lavoratore percipiente. Rimane escluso da imposizione anche il rimborso di altre spese, anche non documentabili, se analiticamente attestate dal dipendente o dal collaboratore in trasferta, fino a un importo di euro 15,49 al giorno, elevato a euro 25.82 per le trasferte all'estero. Le spese di viaggio o di rimborso della percorrenza chilometrica sono da considerare distintamente rispetto agli altri rimborsi o indennità, secondo quanto previsto dal legislatore nell'art. 51, comma 5, del TUIR. Esse rimangono escluse dalla ritenuta solo quando sono collegate al riconoscimento di una trasferta formalizzata dal datore di lavoro, per missioni effettuate fuori dal comune della sede di lavoro. Anche le spese di viaggio subiscono un diverso trattamento fiscale a seconda che siano effettuate nel territorio comunale sede di lavoro o fuori da tale territorio. Le spese per viaggi nell'ambito del territorio comunale ove ha sede l'abituale attività lavorativa sono sempre soggette ad IRPEF tranne i rimborsi per spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (treno, autobus..). Le spese per viaggi fuori dal territorio comunale sono escluse da IRPEF poiché non sono considerate di natura retributiva bensì di natura restitutoria. Le spese di viaggio sostenute con auto di proprietà del lavoratore dipendente sono considerate spese documentate a condizione che l'uso sia stato preventivamente autorizzato dal datore di lavoro. 

III. Aspetti fiscali dei rimborsi per le spese di trasferta per l'impresa

Le spese sostenute dal dipendente o da chiunque percepisca un reddito assimilato a quello di lavoro dipendente (es. collaboratore coordinato e continuativo, come esplicitamente affermato nella Ris. Min. 21 marzo 2002, n. 95/E) in trasferta e rimborsate dall'impresa costituiscono per quest'ultima componenti negativi di reddito deducibili se adeguatamente documentate. In particolare, il Testo Unico delle Imposte sui Redditi prevede delle regole specifiche a seconda che la trasferta sia stata effettuata nel comune ove ha sede l'impresa ha sede. Le spese per vitto e alloggio sostenute nel comune ove l'imprenditore ha la sede dei propri affari sono integralmente deducibili e, come sostenuto in precedenza, costituiscono per il lavoratore un reddito. Le spese per vitto e alloggio sostenute fuori il comune di residenza sono deducibili nella misura giornaliera massima di 180,76 Euro se la trasferta è avvenuta in Italia o 258,23 se invece è avvenuta all'Estero. Tali limiti non riguardano i rimborsi forfetari e misti, che, secondo quanto previsto nella Circ. Min. 16 luglio 1998 n. 188/E, risultano interamente deducibili. I rimborsi per i biglietti di viaggio sono, infine, deducibili integralmente. 

IV. La documentazione delle spese

Fino al 31 dicembre 1997, per poter considerare validamente documentate le spese di viaggio rimborsate ai lavoratori dipendenti in regime di esclusione da IPERF, occorreva da parte del datore di lavoro la predisposizione di una preventiva autorizzazione scritta con l’indicazione dei dati riguardanti la località da raggiungere, l’itinerario da seguire ed il mezzo di trasporto utilizzato. La lettera di incarico, o di autorizzazione di trasferta, ai fini fiscali non è più necessaria, ma se ne consiglia ugualmente l’uso per motivi di praticità di gestione del personale. La richiesta di rimborso invece è un documento essenziale per poter usufruire del regime di esenzione IRPEF e per poter dedurre dal reddito di impresa il rimborso spese erogato. Essa dovrà essere compilata dal lavoratore per ogni sua richiesta di rimborso inerente la trasferta oltre i confini del comune ove ha sede l’attività lavorativa, sulla base del modello riportato in appendice. Alla richiesta di rimborso il lavoratore dovrà allegare idonea documentazione comprovante l’effettivo sostenimento delle spese (scontrino, ricevuta fiscale, fattura). La deducibilità dei costi, infatti, è sempre consentita a condizione che essi siano certi, inerenti e documentati. Sono validi, alternativamente, i seguenti documenti: 

• Fattura;

• Ricevuta fiscale integrata con i dati identificativi del cliente;

• Scontrino fiscale integrato con il numero di codice fiscale del dipendente o del committente e i dati relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;

• Nota spese riepilogativa intestata al dipendente, con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali, anche non integrati con le informazioni di cui al punto precedente, nonché i biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, taxi ecc..

Per quanto concerne le spese sostenute per vitto e alloggio, le stesse si considerano idoneamente documentate se attestate dal dipendente e se risultano da documenti, anche non intestati, ma coincidenti con le date e i luoghi della trasferta (su questo si legga quanto riportato nella Circolare delle Entrate n. 188 del 16 Luglio 1998).

Fonte: Marco Galli Email: mgalli@abbatescianni.eu  -- Data pubblicazione: 22/06/2009
Vedi anche: www.odcec-maceratacamerino