RIMBORSI SPESE

Rimborsi spese ai dipendenti

Quando il dipendente può essere considerato in trasferta?

Si è in presenza della trasferta quando il datore di lavoro destina il lavoratore in altro luogo di lavoro, solo in via transitoria e temporanea. Come cita la Cassazione sez. lav., 12513/91, la trasferta realizza la predeterminazione di un luogo fisso dell’attività lavorativa ed un provvisorio mutamento del luogo stesso, in base a scelte imprenditoriali di carattere contingente. In pratica, la trasferta, rappresentando un comando temporaneo a svolgere una determinata attività in una diversa sede di lavoro, è caratterizzata dalla temporaneità della prestazione di lavoro in un luogo diverso da quello abituale.

Quando le indennità di trasferta sono escluse da tassazione?

Le indicazioni ministeriali succedutesi fino ad oggi, e confermate con quanto previsto dall’art. 48, comma 4 D.P.R. 22 dicembre 1986, n.917 prevedono l’esclusione dalla tassazione, delle indennità di trasferta corrisposte ai lavoratori dipendenti a fronte di attività lavorative svolte fuori del comune in cui si trova la sede del lavoro. 

Il Ministero ha altresì più volte chiarito che per ambito comunale non deve intendersi il solo centro abitato del comune o il centro abitato ed un delimitato contiguo raggio del territorio ma tutto il territorio del comune a nulla rilevando la distanza tra la sede del lavoro ed il luogo di trasferta ubicato, per ipotesi, nel medesimo comune ove il lavoratore abitualmente svolge la propria attività. 

Quali indennità di trasferta sono esenti nell’ambito del territorio comunale?

La riformulazione dell’art. 48 prevede che le indennità e i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, concorrono integralmente a formare il reddito tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore. 

Per quanto riguarda, invece la documentazione che, provenendo dal vettore, legittima l’esclusione di tale rimborso di spesa dal concorso al reddito imponibile, si ritiene che, oltre alla documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi), sia necessario soltanto che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro. 

Quale il limite massimo ammesso per l’esenzione dell’indennità di trasferta, corrisposta in misura forfettaria?

Il 5° comma dell’art. 48, DPR 917/1986 , escluse da tassazione dell’indennità di trasferta per la parte non eccedente euro 46,48 al giorno, se la trasferta viene fatta in territorio nazionale al di fuori del comune sede di lavoro o euro 77,47 al giorno se la trasferta viene fatta all’estero. 

Per la parte eccedente e per l’eventuale indennità inerente la trasferta nell’ambito del comune sede di lavoro essa assume carattere retributivo. 

Quale la procedura più corretta per effettuare i rimborsi spese ai dipendenti, sia di tipo analitico che forfettario?

Per le trasferte fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, in base all’art. 48, c.5° DPR 917/86 , è possibile distinguere tre sistemi l’uno alternativo all’altro che si possono così schematizzare: 

- rimborsi spese per indennità di trasferta con il sistema forfettario 

- rimborsi spese per indennità di trasferta con il sistema misto 

- rimborsi spese per indennità di trasferta con il sistema analitico 

Come bisogna regolarsi per il rimborso forfettario?

Le indennità di trasferta sono escluse dall’imponibile fino all’importo di euro 46,48 al giorno, elevate a euro 77,47 per le trasferte all’estero. 

La quota di indennità che non concorre a formare il reddito non subisce alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta e, pertanto, anche nell’ipotesi di trasferta inferiore a 24 ore o, più in generale, di trasferta che per la sua durata non comporti alcun pernottamento fuori sede, la quota di franchigia esente resta la medesima. 

I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione, mentre restano assoggettati a tassazione tutti i rimborsi di spesa, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all’indennità di trasferta. 

Come bisogna regolarsi per il rimborso misto?

Nel caso venga corrisposta, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un’indennità di trasferta, le franchigie di 46,48 e 77,47 euro sono ridotte. 

In caso di copertura delle spese di alloggio con l’indennità di trasferta più spese di vitto rimborsate analiticamente o vitto gratuito, la quota esente è ridotta di un terzo ( 30,99 al giorno in Italia e 51,65 al giorno all’estero), nel caso di copertura delle spese di vitto con l’indennità di trasferta più le spese di alloggio rimborsate analiticamente o l’alloggio gratuito la quota esente è ridotta di due terzi (15,49 al giorno per l’Italia e 25,82 al giorno per l’estero). 

I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito quando siano effettuati sulla base di idonea documentazione, mentre ogni altro eventuale rimborso di spese è assoggettato interamente a tassazione. 

Come bisogna comportarsi per il rimborso analitico?

I rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio, quelli delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto, non concorrono a formare il reddito. 

E’, inoltre, escluso da imposizione il rimborso di altre spese ( ad esempio, la lavanderia, il telefono, il parcheggio, le mance, etc.), anche non documentabili, se analiticamente attestate dal dipendente in trasferta, fino ad un importo di euro 15,49 al giorno, elevato a 25,82 per le trasferte all’estero. 

L’eventuale corresponsione, in aggiunta al rimborso analitico, di una indennità, indipendentemente dall’importo, concorre interamente a formare il reddito di lavoro dipendente. 

Quale trattamento per le indennità corrisposte genericamente?

L’indennità di trasferta corrisposta in maniera generica ai lavoratori dipendenti che con frequenza ed assiduità compiono missioni, rientranti nella propria autonomia decisionale, senza la preventiva autorizzazione del datore di lavoro, entro e fuori il comune sede di lavoro, calcolata sulla retribuzione mensile non può rientrare nelle disposizioni dell’art. 48.

Quale la disciplina per le spese di viaggio?

Sono da considerare distintamente le spese di viaggio o di rimborso della percorrenza chilometrica, che restano escluse dalla ritenuta solo quando siano collegate al riconoscimento di una trasferta del lavoratore dipendente, autorizzata dal datore di lavoro, per missioni effettuate fuori del comune sede di lavoro. 

Il lavoratore dipendente non può essere considerato in trasferta, per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa, anche nel caso di abitazione situata in comune diverso da quello di lavoro, i rimborsi in questione vanno interamente assoggettati a ritenuta mediante cumulo con gli altri emolumenti corrisposti nel periodo di paga. 

Le spese di viaggio sono da dividere in due categorie: 

- spese per viaggi nell’ambito del territorio comunale sede di lavoro; 

- le spese per viaggi fuori dal territorio comunale; 

Le spese per i viaggi nell’ambito del territorio comunale ove ha sede abituale l’attività lavorativa sono sempre soggette a IRPEF tranne i rimborsi per spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (treno, autobus, taxi, ecc…). 

Le spese per viaggi fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito imponibile, sono cioè escluse da IRPEF, poiché non sono considerate di natura retributiva bensì di natura restitutoria. 

Le spese sostenute con auto di proprietà del lavoratore dipendente sono considerate spese documentate a condizione che l’uso sia stato preventivamente autorizzato dal datore di lavoro. 

Le spese per l’auto anche presa a noleggio, sono deducibili dal reddito del datore di lavoro, limitatamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel. 

Il datore di lavoro potrà riconoscere l’utilizzo di un’auto di cilindrata superiore, però fiscalmente potrà portare in deduzione un rimborso spese limitato a quello per un auto da 17 o 20 cv fiscali a seconda se benzina o diesel, per il dipendente non è comunque da assoggettare a ritenuta, in quanto a prescindere dai cv fiscali tale rimborso è sempre considerato di natura restitutoria. Nel caso che l’auto sia messa a disposizione dal datore di lavoro, e vengano corrisposte delle indennità di viaggio, anche a calcolo chilometrico, non è concessa alcuna esclusione dall’imposizione fiscale in quanto tali indennità non possono essere considerate rimborsi di spese di viaggio, ma normali integrazioni della retribuzione da assoggettare per intero a tassazione. 

Qual è la disciplina per le spese di vitto e alloggio?

Nell’ambito dei rapporti di lavoro, è possibile che sia previsto contrattualmente il rimborso ai lavoratori delle spese di vitto e alloggio, in aggiunta all’indennità di trasferta forfettaria sostenuta dai dipendenti in occasione di trasferte effettuate fuori del comune in cui si trova la sede del lavoro. 

Secondo l’attuale art. 48,DPR 917/86, le franchigie di euro 46,40 e 77,47 sono ridotte: 

- di un terzo in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto nonché in caso di alloggio o di vitto fornito gratuitamente; 

- di due terzi in caso di rimborso delle spese di alloggio e di vitto nonché in caso di alloggio e di vitto forniti gratuitamente; 

Secondo l’art. 62, le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti sono ammesse in deduzione dal reddito del datore di lavoro per un ammontare giornaliero non superiore a euro 180,76 per le trasferte in Italia e a euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se vengono corrisposti rimborsi superiori a tali limiti, per la parte in esubero, non si avranno conseguenze in capo al lavoratore; il datore di lavoro invece non potrà considerarla costo fiscalmente deducibile. 

Qual è il trattamento per il rimborso e deducibilità di altre spese anche non documentate?

Dal 1 gennaio 1998, le spese rappresentate dalla consumazione di piccoli pasti al bar, dall’acquisto di schede telefoniche, dalle mance al personale addetto alla custodia di autoveicoli, ecc., sostenute dai dipendenti in sede di trasferta non documentabili se in presenza di rimborso analitico, non concorrono a formare il reddito del lavoratore in trasferta fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49, elevate a euro 25,82 per le trasferte all’estero, occorre però che tali spese siano analiticamente attestate dal dipendente in trasferta. (Circolare Minfinanze 23 dicembre 1997, n.326/E)

Come devono essere documentate le spese che sostiene il dipendente?

Per poter considerare validamente documentate le spese di viaggio rimborsate ai lavoratori dipendenti in regime di esclusione da IRPEF, il ministero delle Finanze con la circolare 23 dicembre 1997, n. 326/E ha eliminato l’obbligo in capo al datore di lavoro di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. 

L’ammontare dell’indennità è determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e che l’indennità chilometrica è “determinata dal datore di lavoro sulla base di elementi concordati sia diretti che indiretti” (circ.20 novembre 1974, n. 13/RT). Tali precisioni si intendono oggi confermate con la raccomandazione che gli elementi di calcolo “dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro”(circ. 23 dicembre 1997, n. 326/E). 

L’Amministrazione finanziaria ha chiarito che, ai fini della concreta determinazione dei limiti di deducibilità dal reddito del soggetto erogante, si deve far riferimento alla media dei costi delle autovetture appositamente calcolata dall’Automobile Club d’Italia. 

Il costo chilometrico può anche essere concordato preventivamente tra il datore di lavoro ed il lavoratore; in questo caso è opportuno indicare nella lettera di incarico e di utilizzo dell’autovettura propria la procedura seguita per determinare il costo chilometrico riferito al tipo di autovettura utilizzato. 

Il Ministero con la risoluzione 17 febbraio 1982, n. 9/512, ha affermato che la dichiarazione del dipendente, relativa ai costi sostenuti per conto dell’impresa, deve in generale ritenersi veritiera e come tale documento idoneo ai fini della regolare tenuta delle scritture contabili e della deducibilità dei costi in discorso. Però la deducibilità del costo deve ritenersi subordinata al verificarsi degli altri presupposti di legge e alla sussistenza dei requisiti della competenza e della inerenza previsti dalle vigenti norme in materia di reddito d’impresa. 

Per quanto attiene al documento comprovante la spesa, da consegnare al datore di lavoro, si precisa che il Ministero delle finanze ha ritenuta valida, ai fini della deducibilità dei costi sostenuti per le trasferte dei dipendenti, la ricevuta fiscale non intestata al soggetto beneficiario del servizio o della somministrazione “purchè questa, per la implicita attestazione del dipendente contenuta nella nota spese compilata ai fini d’ottenere il rimborso della spesa sostenuta, sia in correlazione con la qualità di dipendente del soggetto in trasferta e con l’autorizzazione alla trasferta stessa (sia preventiva che successiva) e sia collocabile nel luogo e nel tempo di effettuazione dell’incarico fuori sede Ris. 5 gennaio 1981, n. 9/2796). 

Occorre però notare che con D.P.R. n. 696 del 21 dicembre 1996, inerente le nuove norme in materia di certificazione dei corrispettivi, vengono anche fissate le regole per documentare i costi deducibili (portati da scontrino e ricevuta fiscale) ai fini delle imposte sui redditi. 

Gli scontrini fiscali rappresentano idoneo documento a condizione che contengano la descrizione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell’operazione e l’indicazione del codice fiscale dell’acquirente o committente. Le ricevute fiscali rappresentano idoneo documento a condizione che siano integrate, a cura del soggetto emittente, con i dati identificativi dell’acquirente o committente. 

Come va redatta la lettera di incarico e la richiesta di rimborso?

La lettera di incarico e la richiesta di rimborso comunemente è costituita da un unico documento diviso in due parti: 

- la prima riguarda l’incarico conferito dal datore di lavoro al lavoratore dipendente; 

- la seconda riguarda la richiesta di rimborso del lavoratore dipendente corredata da apposita attestazione circa la veridicità dei rimborsi richiesti in base alla trasferta effettuata. 

Ai fini fiscali la lettera di incarico o autorizzazione di trasferta non è più necessaria, però si consiglia l’adozione per altre finalità di natura amministrativa e di gestione del personale. 

La richiesta di rimborso è un documento essenziale per poter fruire del regime di esenzione IRPEF e per poter dedurre dal reddito d’impresa il rimborso spese erogato. 

Si fornisce il modello consigliato nella sezione modulistica. 

Come vengono trattate le trasferte nell’ambito del territorio comunale?

Con la riformulazione dell’art. 48 del T.u. il legislatore ha riconfermato che le indennità o i rimborsi di spese di trasferta dovute al lavoratore dipendente per missioni nell’ambito del territorio comunale concorrono tutte alla formazione del reddito di lavoro dipendente, ad eccezione dei soli rimborsi di spesa di trasporto effettuati a mezzo di vettore a condizione che la spesa sia comprovata da idoneo documento giustificativo.

Fonte: Salernocity.com