CONTABILITA' DIGITALE: POSSIBILE L'INVIO DELL'IMPRONTA CON PIÙ ARCHIVI

Possibile l’invio dell’impronta con più archivi.

Lo chiarisce la circ. 5 dell’Agenzia, aggiungendo che si possono anche effettuare più comunicazioni aventi a oggetto i singoli archivi creati.

Con la circolare n. 5 di ieri, 29 febbraio, l’Agenzia delle Entrate ha fornito risposta ai quesiti pervenuti dai contribuenti in merito all’obbligo di comunicazione dell’impronta degli archivi informatici oggetto di conservazione, la cui scadenza è prevista per oggi.

Il DM 23 gennaio 2004 ha dettato le disposizioni relative all’emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici, agli obblighi da osservare ai fini delle norme tributarie, nonché alle modalità di conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini fiscali. L’art. 5 del succitato decreto, però, rinviava ad un successivo provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate l’individuazione delle modalità di trasmissione all’Amministrazione Finanziaria dell’impronta dei documenti informatici oggetto di conservazione. Con il provvedimento direttoriale del 25 ottobre 2010 è stata data attuazione a tale previsione normativa ed, infine, con la circolare n. 5 ne vengono chiariti alcuni profili applicativi.

Innanzitutto, è stato puntualizzato il processo di formazione di tale impronta: il file contenente l’archivio deve essere innanzitutto firmato digitalmente, così da ottenere un nuovo file con estensione .p7m; a quest’ultimo, poi, viene applicato un procedimento di hashing, sulla base di un algoritmo matematico (hash), solitamente in standard SHA-256, ottenendo, quindi, l’impronta dell’archivio; infine, al file firmato digitalmente deve essere applicata la marca temporale. La comunicazione da effettuare all’Agenzia delle Entrate in formato .xml deve recare sia i dati dell’impronta che quelli della marcatura temporale.

Sebbene sia opportuna la creazione di un unico archivio informatico per ogni periodo d’imposta, qualora ne siano stati creati di più, ad esempio uno per il registro IVA vendite ed uno per gli acquisti, può essere trasmessa comunque un’unica impronta (con più archivi compressi in uno) ovvero possono essere effettuate più comunicazioni aventi ad oggetto i singoli archivi. In ogni caso, devono essere sempre inviati congiuntamente sia l’impronta, firmata digitalmente da un contribuente o da un terzo nominato o delegato, sia la marca temporale (nel formato .tsr o .tst). Il Libro Unico del Lavoro, invece, è soggetto a diversi criteri di conservazione elettronica (cfr. DM 9 luglio 2008 e circ. 36/2006).

La trasmissione dell’impronta può essere effettuata direttamente dal contribuente, utilizzando i canali Entratel o Fisconline, ovvero dal responsabile della conservazione – persona fisica o gestore incaricato da un ente – oppure da un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni dei redditi. Deve comunque essere indicato il responsabile della conservazione incaricato per l’anno d’imposta oggetto di comunicazione e, nel caso di più responsabili per diversi archivi, occorre trasmettere impronte distinte con diversi responsabili.

Nell’ipotesi in cui il periodo d’imposta non sia coincidente con l’anno solare, la scadenza da considerare è sempre quella del quarto mese successivo a quello entro il quale deve essere presentata la dichiarazione dei redditi; pertanto, entro tale termine, devono essere trasmessi tutti gli archivi afferenti ad un intero periodo d’imposta, anche se a cavallo di due anni. Nel caso, invece, di progressiva sostituzione degli archivi cartacei relativi ai periodi pregressi, la scadenza per la trasmissione coincide con quella della prima comunicazione ordinaria ancora da effettuare, a meno che si tratti di periodi d’imposta per cui sono già decaduti i termini per l’accertamento, nel qual caso non sussiste l’obbligo di trasmissione dell’impronta (salvo, ovviamente, situazioni non ancora definite, come i contenziosi pendenti). La comunicazione, peraltro, può essere corretta soltanto una volta, entro trenta giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire.

Imposta di bollo dovuta prima della messa in uso

Nell’ultima parte della circolare è stato ricordato che, ai sensi dell’art. 2 del DPR 642/1972, l’imposta di bollo sui documenti informatici è dovuta prima della messa in uso e, quindi, della prima registrazione. Inoltre, essa deve essere assolta secondo le modalità stabilite dall’art. 7 del DM 23 gennaio 2004, che prevede una comunicazione preventiva del numero di documenti che si andranno ad utilizzare nell’anno solare, con il versamento della relativa imposta, ed una a consuntivo entro il 31 gennaio dell’anno successivo, con versamento o rimborso a conguaglio. A regime, tuttavia, potrà essere effettuata una sola comunicazione per anno solare. Peraltro, solo quest’ultimo assume rilevanza, non incidendo l’eventualità che il periodo d’imposta del contribuente possa non coincidere con esso.

L’Agenzia delle Entrate ha sottolineato, poi, che, in caso di fusione per incorporazione, l’obbligo di comunicazione dell’impronta è posto a carico della società risultante dalla fusione per ciascuna società fusa o incorporata.

Infine, solo le fatture elettroniche possono essere conservate su server esteri, mentre tutti gli altri documenti fiscali devono essere conservati su supporti magnetici, ottici o server collocati in Italia.

Fonte: Eutekne autore Alessandro BORGOGLIO