IMPRONTA DOCUMENTI INFORMATICI CHIARIMENTI DAL FISCO
Circolare n.5/E del 29 febbraio 2012.
Già oggetto di un posticipo in riferimento al termine dell’invio telematico all’Amministrazione finanziaria, ora l’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto di conservazione sostitutiva, riceve delucidazioni importanti dalla stessa Agenzia delle Entrate con la circolare n. 5/E del 29 febbraio. Delucidazioni che giungono in corner, visto che scade proprio oggi, 1° marzo 2012, il termine per l’invio dell’impronta dei documenti informatici.
Contribuenti interessati - I contribuenti interessati da tale invio sono coloro che hanno conservato elettronicamente i documenti con rilevanza tributaria secondo quanto disposto dal DM 23/01/2004, e più in particolare l’onere grava alternativamente in capo al contribuente direttamente interessato, al responsabile della conservazione sostitutiva e al soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione.
Invio telematico - La comunicazione può essere effettuata direttamente, tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline ovvero tramite l’ausilio di un intermediario abilitato alla trasmissione telematica.
Circolare n.5/E - Detto ciò con la circolare di ieri, l’Agenzia guidata da Attilio Befera risponde con un corposo documento ai dubbi avanzati dagli operatori sulla comunicazione dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari. Generazione dell’impronta, individuazione dei soggetti abilitati all’invio e termini temporali in cui va perfezionato, sono alcuni dei dubbi che vengono sciolti nel documento di prassi.
Pluralità archivi - Così si precisa che nell’ipotesi di una pluralità di archivi, il contribuente ha facoltà di scelta tra effettuare un’unica comunicazione dell’impronta complessiva oppure tante comunicazioni in base al numero degli archivi. L’impronta può essere comunicata direttamente sia dal contribuente, sia dal responsabile della conservazione o anche dal soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo.
File firmato – In riferimento alle tecniche di produzione dell’impronta, l’Agenzia chiarisce che questa debba essere generata sul file firmato, ossia lo stesso file che viene successivamente marcato temporalmente.
Archivio e marca temporale - Devono essere inviate sia l’impronta dell’archivio conservato in digitale, sia la marca temporale. In sostanza, il soggetto che è tenuto ad apporre la firma digitale sull’impronta dell’archivio informatico può essere sia il contribuente, se è il diretto responsabile della conservazione, sia un terzo che viene appositamente nominato oppure ancora un soggetto terzo a ciò delegato.
Responsabile esterno – La circolare n.5/E fornisce anche una risposta precisa ad un quesito con cui si è chiesto se il responsabile della conservazione è un soggetto esterno e se questi possa direttamente inviare le comunicazioni delle impronte relative ai vari titolari della contabilità. Nel caso di specie, l’Agenzia risponde affermando che l’impronta può essere comunicata direttamente sia dal soggetto interessato, sia dal responsabile della conservazione o dal soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo. In ogni caso, si dovrà utilizzare il canale telematico Entratel o di Fisconline.
Codice fiscale - Nell’invio tra l’altro va sempre indicato il codice fiscale di chi si assume l’obbligo della trasmissione telematica.
Comunicazione errata – Nella circolare in oggetto, le Entrate chiariscono che qualora si faccia una comunicazione errata, si può inviare una comunicazione correttiva, che deve riportare il protocollo telematico del file che deve essere sostituito, entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire. Quindi in sostanza, per il periodo di imposta 2011 entro il 4 marzo 2013.
Operazioni straordinarie - L’Agenzia precisa che in caso di operazioni straordinarie, come una fusione societaria, quella che risulta deve effettuare la comunicazione dell’impronta degli archivi informatici e della marca temporale per ogni società fusa o incorporata, fornendo anche precise indicazioni in merito alle modalità tecniche e al tempo per assolvere l’imposta di bollo sui documenti informatici.
Documenti anteriori - Da ultimo, per ciò che concerne i documenti, oggetto di conservazione sostitutiva, relativi a periodi anteriori ai termini di prescrizione dell’attività di accertamento, si precisa che non è obbligatorio inviare l’impronta.
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