Fotocopia dei documenti per l’antiriclaggio non sempre necessaria

Il MEF ritiene sufficiente conservare gli estremi del documento quando sia impossibile acquisirne copia
Il Ministero dell’Economia e delle finanze, l’Unità di Informazione Finanziaria e la Guardia di Finanza hanno recentemente fornito alcuni chiarimenti con riguardo all'adozione delle misure antiriciclaggio da parte dei professionisti, che sono stati oggetto di analisi da parte dell’IRDCEC nella circolare n. 36/IR.

Con particolare riferimento all'adeguata verifica della clientela, le risposte del MEF hanno interessato aspetti di notevole rilievo, quali l’identificazione del cliente, l’identificazione del titolare effettivo e gli obblighi semplificati.

In merito al primo punto, si ricorda che, ai sensi dell’ art. 19, comma 1, lett. a), prima parte del DLgs. 231/2007, l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente è svolta, in presenza del cliente, mediante un documento d’identità non scaduto.

In base all’art. 3 dell’Allegato tecnico del DLgs. 231/2007, sono considerati validi per l’identificazione i documenti di identità e di riconoscimento di cui agli artt. 1 e 35 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445 (carta di identità e documenti ad essa equipollenti, ai sensi dell’art. 35 comma 2 del DPR 445/2000, vale a dire: il passaporto; la patente di guida; la patente nautica; il libretto di pensione; il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; il porto d’armi; le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’Amministrazione dello Stato).

Il MEF è stato interpellato sull'esistenza di un obbligo espresso di acquisire copia e conservare il documento di identità del cliente. A tal proposito, nel documento dell’IRDCEC si ricorda che le Linee guida per l’adeguata verifica della clientela del CNDCEC suggeriscono ai professionisti di acquisire fotocopia del documento di identità del cliente e conservarla nel fascicolo della clientela.
Stessa indicazione è fornita dalla Banca d’Italia nel provvedimento, indirizzato agli intermediari finanziari, recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela (del 3 aprile 2013) dove si richiede di acquisire copia, in formato cartaceo o elettronico, del documento d’identità originale non scaduto.

Nella risposta del MEF si riporta quanto stabilito dall’art. 36, comma 1, lett. a) del DLgs. 231/2007 che, con riferimento agli obblighi di adeguata verifica della clientela, prevede la conservazione della copia o anche dei riferimenti dei documenti richiesti. Pertanto, a parere del MEF, ove non sia possibile acquisire la copia del documento utilizzato per l’identificazione, ai fini dell’adempimento dell’obbligo di conservazione risulta valida anche la sola acquisizione degli estremi dello stesso. La disposizione è applicabile anche a tutti gli altri documenti comunque acquisiti per l’adempimento dell’obbligo di adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo.

Sempre in merito all’identificazione e alla verifica dell’identità del cliente, è stato chiesto al MEF se tali attività siano necessarie nei casi di incarichi di consulenza conferiti dalla Provincia, dalla Regione o da altro ente pubblico.

Nella sua risposta il MEF richiama il terzo comma dell’art. 25 del DLgs. 231/2007 ove si dispone che “l’identificazione e la verifica non sono richieste se il cliente è un ufficio della pubblica amministrazione ovvero una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato”.

Nel caso di specie, il cliente è l’amministrazione che conferisce l’incarico e, pertanto, ai sensi del citato riferimento normativo, non è richiesta né l’identificazione né la verifica dell’identità del cliente.

Tale chiarimento conferma l’impostazione fornita nelle Linee guida del CNDCEC ove si afferma che, in presenza dei requisiti soggettivi di cui all’art. 25, comma 3 del DLgs. 231/2007, il professionista, oltre ad essere esonerato dagli obblighi di identificazione dell’eventuale titolare effettivo e verifica della sua identità, dalla richiesta di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale, dal controllo costante nel corso della prestazione professionale, è esonerato anche dagli obblighi di identificazione del cliente, dalla verifica della sua identità e dalla verifica del potere di legale rappresentanza.

Adeguata verifica della clientela
Fotocopia del documento d’identità del cliente; Valida anche la sola conservazione degli estremi qualora non sia possibile acquisire copia del documento

Obbligo della dichiarazione resa dal cliente ai sensi dell’art. 21 del DLgs. 231/2007

Dichiarazione sempre necessaria anche quando l’identificazione del titolare effettivo sia possibile mediante il ricorso ad un pubblico registro

Registrazione dei dati del titolare effettivo

L’obbligo non sussiste, essendo sufficiente la conservazione nel fascicolo del cliente

Identificazione del titolare effettivo

La qualifica di titolare effettivo deve essere attribuita a tutte le persone fisiche con quote superiori al 25%

Applicazione delle misure rafforzate

Se il titolare effettivo è una persona politicamente esposta, le misure rafforzate devono essere applicate anche al cliente

Identificazione e verifica del cliente nei casi di incarichi da Provincia, Regione o altro ente pubblico

Attività non richieste

Fonte: Eutekne autore Stefano DE ROSA