La posta elettronica certificata non è idonea a conservare l’e-fattura

Il sistema deve produrre, indicizzare e bloccare temporalmente i documenti
Bisogna adeguarsi entro il 2020. Dalle Entrate un servizio per archiviare

La posta elettronica certificata non è, di per sé, uno strumento per assolvere agli obblighi di conservazione. L'avvento della fattura elettronica non muta gli obblighi di conservazione dei registri Iva. La conservazione elettronica non impone comportamenti immediati, ma richiede un adeguamento da concludersi entro il 31 gennaio del 2020. Queste sono le risposte ai quesiti giunti sul tema della conservazione nei giorni scorsi al Sole 24 Ore.

L'utilizzo della Pec 

La nozione giuridica di conservazione dei documenti, in modo del tutto semplicistico, è il rispetto di determinate regole per dare validità nel tempo a un atto a contenuto giuridico. La Posta elettronica certificata è lo strumento che dà certezza al trasferimento da un soggetto ad un altro di una comunicazione o di un contenuto. Le due nozioni possono trovare un punto di contatto nel momento in cui il soggetto che invia un documento provvede a conservare gli esiti della trasmissione e il contenuto della “busta” inviata. Come si comprende le due nozioni sono tra loro complementari, ma il loro contenuto e la loro funzione è ben distinta.

La domanda posta era se un'impresa che si avvale della Pec per l'invio delle fatture elettroniche ha soddisfatto anche l'adempimento della conservazione dei documenti digitali trasmessi e ricevuti. La risposta, per quanto evidenziato in precedenza, è sicuramente negativa. Infatti, mentre la Pec è lo strumento che utilizziamo per avere certezza che la fattura inviata raggiunga il destinatario o il soggetto delegato dal cliente a riceverla, la conservazione implica che il contenuto del messaggio venga dal fornitore prodotto, indicizzato, staticizzato, sigillato con una firma elettronica e bloccato temporalmente con un'ulteriore firma apposta da una certification authority (time stamping). 

Registri Iva 

L'arrivo delle nuove regole di fatturazione non implica l'obbligo di conservazione elettronica dei registri Iva. Infatti, l'articolo 39 del Dpr 633/72 impone solo nel caso in cui si riceva una fattura elettronica la conservazione della stessa con la medesima modalità. Inoltre, per quanto riguarda la stessa tenuta dei registri Iva, si sottolinea che il Decreto dignità (articolo 11, comma 3 ter Dl 87/2018 come modificato in sede di conversione) prevede, addirittura l'abolizione dell'obbligo. Pertanto con la fattura elettronica il contribuente potrebbe anche non tenere più i registri Iva. Quello che lascia perplessi è che se il registro Iva (come tutti i documenti attivi di un'impresa) è prodotto in modalità virtuale non si comprende perché lo si debba ancora stampare.

La tempistica di conservazione 

Il timore più forte per l'arrivo dell'obbligo della conservazione elettronica è costituito dal fatto che i contribuenti non si sentono pronti. Il timore non deve sussistere: per la conservazione delle fatture si può fare affidamento sul servizio delle Entrate; inoltre per le fatture ricevute dal 1° luglio 2018 il processo di conservazione va chiuso entro il 31 gennaio del 2020. 

Fonte: Il sole 24 ore autore Alessandro Mastromatteo Benedetto Santacroce