Prioritario aggiornare l’anagrafica clienti

Anagrafica clienti da monitorare, aggiornare e bonificare: l'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti dei privati titolari di partita Iva (B2B – business to business) così come, quando richiesta dal cliente, nei riguardi dei consumatori finali (B2C – business to consumer) richiede, come attività prioritaria e di fondamentale importanza, quella di possedere le corrette e complete informazioni di fatturazione necessarie, ed in particolare partita Iva e codice fiscale del cessionario/committente. 
Le informazioni necessarie 

La fattura elettronica impone infatti la conoscenza o comunque il puntuale aggiornamento degli identificativi Iva del cliente, del codice fiscale così come l'individuazione preventiva del suo codice ID ovvero della posta elettronica certificata che consente il recapito della fattura. 

Per il cliente consumatore privato si deve disporre del codice fiscale da inserire nel tracciato xml unitamente al codice destinatario convenzionale a sette zeri in modo che il Sistema di Interscambio (SdI), ricevuto il tracciato contenente tali informazioni, sia in grado di veicolare il documento nell'area riservata del destinatario. 

Infatti se la fattura viene emessa e trasmessa allo SdI con una partita Iva o un codice fiscale inesistente, il tracciato che la contiene viene automaticamente scartato. 

Diversamente se la fattura riporta una partita Iva cessata il sistema segnala l'anomalia, ma accetta comunque il documento. 

Gli elementi fondamentali (identificativi e codice destinatario) per l'invio della fattura non sono sempre presenti nelle anagrafiche clienti o non sono debitamente aggiornati. 

È quindi opportuno inviare una richiesta al cliente, già censito a sistema richiedendogli, in caso si tratti di una partita Iva, di comunicare il proprio codice identificativo SdI oppure l'indirizzo posta elettronica certificata su cui si intende ricevere la fattura, con l'avvertenza che in caso di mancata risposta l'emittente procederà ad utilizzare il codice convenzionale e la fattura sarà disponibile nell'area riservata del cliente. 

I nuovi clienti 

Per i nuovi clienti con partita Iva si potrebbero attivare lettori di Qr-code in grado di recepire in tempo reale e senza errori le informazioni di fatturazione. Anche per i consumatori finali occorrerà verificare la correttezza del codice fiscale di cui si dispone ovvero, in caso di cliente non censito, acquisire a sistema le relative informazioni. 

A tale proposito con riguardo all'emissione di fatture semplificate, le imprese che operano in costante contatto con il consumatore finale (si pensi agli esercenti al dettaglio ovvero ai venditori porta a porta) hanno necessità di acquisire tempestivamente il codice fiscale del cliente. 

Un suggerimento potrebbe essere quello di dotarsi di un lettore della tessera sanitaria (come attualmente accade nelle farmacie per la gestione delle spese sanitarie). In questo modo la rilevazione è immediata e sicura senza rischio di errori.

Fonte: Il sole 24 ore